Import / Export – Daten schnell exportieren und weiterverwenden

Unter Verwaltung → Import / Export steht dir eine besonders praktische Funktion zur Verfügung: Du kannst zentrale Daten deiner Organisation – Infomeldungen, Einsätze und Mitglieder – mit wenigen Klicks exportieren und bei Bedarf auch importieren. Gerade für Schriftführer/innen ist das eine echte Arbeitserleichterung, wenn Zusagen, Übungen oder Einsätze für Protokolle, Statistiken oder andere externe Software / Portale aufbereitet werden müssen.

Wo finde ich Import / Export?

Klicke im linken Menü auf Verwaltung und anschließend auf Import / Export. Die Seite ist in drei Bereiche unterteilt: Infomeldungen, Einsätze und Mitglieder.

Infomeldungen importieren

Du kannst Infomeldungen bequem per CSV-Datei importieren – praktisch, wenn du mehrere Termine oder Übungen auf einmal anlegen möchtest, statt jede einzeln von Hand zu erstellen.

  • Die Datei muss Semikolon als Trennzeichen verwenden und in UTF-8 kodiert sein.
  • Die erste Zeile ist die Kopfzeile.
  • Die Spalten müssen in folgender Reihenfolge vorliegen: Titel (DE), Titel (IT), Text (DE), Text (IT), Datum, Anzeigen Ab, Anzeigen Bis, Rückmeldung, Rückmeldung Bis, Gruppen-IDs.
  • Mehrere Gruppen-IDs werden durch Komma getrennt.

Über den Button Beispieldatei herunterladen bekommst du eine fertige Vorlage mit der korrekten Spaltenstruktur – so gelingt der Import garantiert auf Anhieb. Die passenden Gruppen-IDs findest du direkt über den Button Gruppen anzeigen.

ℹ️ Tipp: Nutze die Beispieldatei als Grundlage und trage einfach deine eigenen Zeilen darunter ein. So sparst du dir das manuelle Erstellen jeder einzelnen Kopfzeile.

Infomeldungen exportieren

Genauso einfach funktioniert der umgekehrte Weg: Der Export liefert dir alle Infomeldungen inklusive der Rückmeldungen deiner Mitglieder für einen frei wählbaren Zeitraum von bis zu einem Jahr.

  1. Wähle den gewünschten Zeitraum über Von und Bis.
  2. Klicke auf CSV (Excel) für eine Tabelle zur Weiterverarbeitung oder auf PDF herunterladen für ein fertig aufbereitetes Dokument.

Das ist ideal, um zum Beispiel Teilnahmen an Übungen für ein Jahresprotokoll zusammenzufassen, ohne mühsam jede Meldung einzeln nachzuschlagen.

Einsätze exportieren

Auch Einsätze lassen sich für einen frei wählbaren Zeitraum (max. 1 Jahr) exportieren – inklusive:

  • zugehöriger Schleifen
  • Rückmeldungen (Zusagen/Absagen mit E-Mail)
  • eingesetzter Fahrzeuge

Auch hier stehen dir die Formate CSV (Excel) und PDF zur Verfügung. Damit hast du auf einen Klick eine vollständige, strukturierte Einsatzübersicht – perfekt für Jahresberichte, Auswertungen oder die Weitergabe an andere Verwaltungssysteme.

Mitglieder exportieren

Der Mitgliederexport liefert dir eine Liste aller aktiven Mitglieder deiner Organisation mit Name, E-Mail, Handynummer und Wohnort – ebenfalls wahlweise als CSV (Excel) oder PDF.

⚠️ Wichtig: Der Mitgliederexport enthält personenbezogene Daten (E-Mail, Handynummer, Wohnort). Gehe mit exportierten Dateien entsprechend sorgsam um: Speichere sie nur an sicheren Orten, gib sie nur an berechtigte Personen weiter und lösche sie, sobald du sie nicht mehr benötigst.

Warum lohnt sich diese Funktion?

Statt Informationen mühsam von Hand zusammenzutragen, hast du mit Import / Export alle wichtigen Daten deiner Organisation in Sekunden griffbereit – egal ob für das Vereinsprotokoll, die Jahreshauptversammlung oder die Weiterverarbeitung in externer Software. Gerade für Schriftführer/innen und Verantwortliche, die regelmäßig Berichte erstellen, ist das ein echter Zeitgewinn.

Zusammenfassung

  • Unter Verwaltung → Import / Export kannst du Infomeldungen, Einsätze und Mitglieder exportieren – wahlweise als CSV (Excel) oder PDF.
  • Infomeldungen lassen sich zusätzlich per CSV-Datei importieren – eine passende Beispieldatei steht dir dafür zum Download bereit.
  • Exporte für Infomeldungen und Einsätze umfassen einen frei wählbaren Zeitraum von bis zu einem Jahr.
  • Der Mitgliederexport enthält personenbezogene Daten und sollte entsprechend sorgfältig behandelt werden.
  • Diese Funktion spart insbesondere Schriftführer/innen viel Zeit bei Protokollen, Statistiken und Berichten.

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